Telefonbeantworter: Was sie können und wie man sie nutzt

Anrufe rasch empfangen und bedienen zu können, ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Es ist jedoch meist nicht möglich, alle Anrufe direkt entgegen nehmen zu können. Eine gut funktionierende Telefonbeantworter-Lösung ist darum ein entscheidender Wettbewerbsvorteil.

Was für Arten von Telefonbeantwortern gibt es?

Telefonbeantworter – auch Anrufbeantworter genannt – gibt es für Private und für Unternehmen. Geräte für Private und für kleinere Firmen sind meist Tischapparate, die einfach zu bedienen und zu nutzen sind. Dem gegenüber stehen grössere, softwaregestütze Firmen-Telefonanlagen – auch PBX- oder VOIP-Systeme genannt. Die Kapazitäten dieser Lösungen reichen weit über die Möglichkeiten von Tischgeräten hinaus. Bei nachfolgenden Erläuterungen beziehen wir uns auf diese Systeme.

Was ist die Bedeutung von Telefonbeantwortern?

Die einzige Alternative zu ausgefeilten Anrufbeantworter-Lösungen ist: allen Anrufenden ein Live-Gespräch zu ermöglichen. Unternehmen müssen genug Mitarbeitende haben, um alle Anrufe persönlich entgegennehmen können. Heute ist man jedoch gezwungen Kosten- und Personal einzusparen – also sind repräsentative Sprachansagen eine absolute Notwendigkeit.

Die Vorteile dieser Lösungen können jedoch nur professionell genutzt werden, wenn die Stimmen gut verständlich sind und die Inhalte mit Bedacht formuliert wurden. Eine amateurhafte Stimme, die noch dazu schlecht aufgenommen wurde, erzeugt den gegenteiligen Effekt. Man verliert als Anruferin oder Anrufer das Vertrauen – und fühlt sich nicht ernst genommen. “Wie kann die Leistung eines Unternehmens gut sein, wenn es die Anrufbeantworter-Lösung nicht ist”, denkt man dann.

Wie gelingt es uns, unseren Anrufbeantworter richtig zu nutzen?

Sie benötigen den richtigen Text, den richtigen Sprecher oder die richtige Sprecherin und das richtige Studio – um die Ansagen professionell aufzunehmen. Sie gelangen schneller und günstiger zu Resultaten, wenn Sie mit einem spezialisierten Anbieter zusammenarbeiten. Wie bespielsweise Digitage: Wir wissen worauf zu achten ist, haben ein hauseigenes Aufnahmestudio, sind im Besitz des grössten Pools an Schweizer Sprecherinnen und Sprechern – und helfen Ihnen gerne auch beim Formulieren ihrer Ansagetexte.

Auf welche Funktionen sollten wir bei der Auswahl unserer Lösung achten?

Auch hierbei beraten wir Sie gerne. Wichtig ist unter anderem die Möglichkeit, zeitfensterbasierende Ansagen realisieren zu können. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Ansagen ausserhalb der Bürozeiten anders formuliert sind als während der Öffnungszeiten Ihres Unternehmens. Wichtig ist auch, Feiertagsansagen gleich zu Beginn des Jahres einpflegen zu können.

Ebenfalls von Bedeutung ist die Möglichkeit, professionelle Ansagedateien einspielen zu können. Nicht alle Lösungen bieten dies – was zur Folge hat, dass Sie das Potential Ihrer Anlage nicht optimal nutzen und Ihre Kunden nicht ideal bedienen. Idealerweise können Sie Ansagen MP3- oder WAV-File einbinden. Wir liefern alle Audio-Formate und garantieren die bestmöglich Tonqualität, die Ihre Telefonanlage unterstützt.

Was ist die optimale Arbeitsteilung?

In der Regel erwerben Firmen Ihre Telefonbeantworter-Lösungen bei professionellen Anbietern bzw. bei unseren Partnerunternehmen, – welche die neue Anlage direkt mit den fertig produzierten Audiodateien beim Kunden installiert. So wissen Sie, dass von Beginn weg alles klappt – und haben nichts mit den technischen Seiten Ihrer gut funktionierenden Lösung zu tun.

Wie können Sie uns unterstützen?

Digitage realisiert professionelle Telefonansagen und Comboxansagen. Im hauseigenen Studio und gemeinsam mit erfahrenen Sprecherinnen und Sprechern.

Das sagen unsere Kunden über uns
Martin Knöpfel – Mitglied der Geschäftsleitung

Besten Dank für Ihre professionellen Services. Wir haben die Voice-Produktion mit grossem Interesse angehört. Die Resultate entsprechen inhaltlich, sowie in der Umsetzung exakt unserer Vorstellung, Gratulation.

Karin Näf – Leitung Innendienst

Ich bin total begeistert und freue mich sehr über das tolle und professionelle Ergebnis. Herzlichen Dank für Ihre super Unterstützung.

Martin Schaffner – Teamleiter Service Line

An digitage/vivoso schätzen wir nebst toller Qualität, die Schnelligkeit und Zuverlässigkeit im Bereich der professionellen Audio- und Videoservices. Die Baloise Bank SoBa ist bei digitage Kunde seit 2008.

Remo Walder – Product Manager

Innovative Repräsentation gewinnt täglich an Bedeutung. Ganz wichtig dabei ist die Qualität des Textkonzepts sowie die der eingesetzten Stimmen. Die Zusammenarbeit mit digitage/vivoso hat sich für uns schon immer bewährt.

Francesco Farinoli – Netzwerkspezialist

Guter Kundenservice hat bei der Migros Priorität. Gerade wenn unsere Mitarbeiter am Telefon besetzt sind, und der automatische Beantworter zum Einsatz kommt, sind professionelle IVR’s sehr wichtig. Wir verlassen uns in diesem Bereich auf die Profis: digitage ist unser Lieferant seit 2006.

Stefano Salvi – Business Analyst

Der digitale Kundenkontakt  wird im modernen Banking immer wichtiger – er ist eine zusätzliche Visitenkarte des Unternehmens. Deshalb hat sich Valiant für ihre neuen Voice-Ansagen von digitage/vivoso unterstützen lassen. Zu Recht, wie unsere Erfahrungen zeigen: Die Texte klingen so, wie wir uns das vorgestellt haben – sehr gut!

Pascal Dietiker – Network Engineer

digitage/vivoso hat uns dabei unterstützt, die passendsten Stimmen für unsere Anforderungen zu finden. Vom ersten Moment an fühlt man sich gut betreut, und die Qualität der Dienstleistungen und des Produkts sind optimal.

Jessica Börlin – Customer Care Specialist

Professionelle Voice-Produktionen in unser Sprachdialogsystem einzubinden, welche ein modernes Bild von Ypsomed abgeben und unsere Kompetenz noch unterstreichen, ist für uns eine Selbstverständlichkeit. Der GOLD-Service von digitage/vivoso ist für uns die perfekte Lösung: Eine grosse Stimmenauswahl, professionelle Unterstützung und ein Top-Service.

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